流行りの診療予約システム

大きな病院から個人のクリニックまで、病院がWebサイトを持っているのは当然のことになってきました。
それと合わせて、webサイトで診察の予約が出来るような仕組みもかなり普及してきました。
診療予約システムは、少し前まではITに意識の高い病院が特別に導入しているようなところがありましたが、今は診療予約システムを開発している企業も増え、導入やサポートも充実してきたことからITにそれほど強くない病院でもかなり容易にシステムが導入できるようになってきたということでしょう。

また、ネットワーク環境などのインフラ整備が安価で簡単に出来るようになってきたことも、システム普及を後押ししているように思います。
ユーザーも、携帯電話やスマートフォンを使ったツールやシステムに対してなれてきたことによって、病院の診察予約を端末で行うことに違和感がなくなってきた。
このように、インフラ・ユーザーともにシステム化に適性が高くなってきていると思います。

そうして導入の事例が増えることによって、システム導入のメリットを知る機会が増える。
さらに、システムの良し悪しについての比較をする情報も増えて、しっかりと吟味して適したシステムを導入することが出来るようになる。
その結果、システム導入していることが当然になってくると、導入していないことのデメリット（業務の効率やユーザーの利便性など）が見えてくる。
こういった流れが、更にシステム普及を後押ししていくのではないかと思います。

ニュースリリースより。
ipadと無線LANを使って、歯科医院の中で予約管理をするシステムが開発されたそうです。

http://www.lnews.jp/2011/09/42318.html

これは、歯科医院の中で無線LANのインフラを構築し、患者は外部からパソコンやスマートフォンで24時間予約ができるもの。
院内では、受付でノートパソコンを使ってカウンセリング予約ができるほか、診療室でも予約情報が共有できるそうです。

これまでにも予約管理システムは様々な形でリリースされていましたが、院内で無線LANで活用できるというところが新しいです。
業務用にタブレット端末やスマートフォンを持っておくことで、いつでもどこでも情報にアクセスすることができ、それが共有化されるということです。
従来、紙で管理していたその情報は、紙に書くことと保管すること、閲覧することとそれぞれに手間がかかっていました。
これが端末で共有されることで、入力したあとは自動的に情報が保存され、予約状況などの情報もいつでも簡単に見ることができるようになります。

パソコンで情報が共有されていたとしても、医療の現場で常にPCの前に座っているということはありません。
モバイル端末で情報が共有されるということの意義はそこにあると思います。

前回、診療予約システムが上手く機能するためには、ユーザーが操作方法に慣れて、キチンと活用できるようにすることが必要だと言うことを書きました。
いくらシステムが優れていたとしても、それを使われなければ意味がない、という内容です。
診療予約システムは、ほとんどの場合でパソコンと携帯電話の両方に対応しています。
特に、予約状況の連絡などをメールで受け取る場合、携帯電話に送られるほうがリアルタイム性があってよいと思います。
予約が空いているかどうか、調べたいときにすぐ調べるのも、パソコンよりも携帯電話のほうが早いです。

しかし一方、高齢者の場合、携帯電話を上手く使いこなせない人もいるのが事実です。
年をとることで小さなボタン操作が難しく、また診療予約のページまでアクセスするのが一苦労、なんてこともあるかもしれません。
それに対しては、スマートフォンの普及が一つのキーになるような気がしています。

スマートフォンの場合、ボタン操作ではなくタッチパネル式になっています。
そして、診療予約システムを一つのアプリとして端末にインストールしてしまえれば、
いちいちサイトにアクセスして認証を受けたりする必要も無く、アイコンをタッチするだけで予約システムにアクセスできます。
そうすれば、ブラウザを立ち上げて、IDとパスワードを入れて・・・といった面倒な手間をかけずに高齢者でも簡単に診療予約システムを利用できるようになるのでは無いでしょうか。

Androidなど、モバイル端末のOSもまだまだ進化を続けています。今後、それを活用した様々なサービスが広がって、診療予約システムにも活用されてくるのは間違いないと思います。

診療予約システムは、病院が導入して運用するものです。
しかし、その仕組みは受診する患者さんが利用して初めて活用されるものです。
そのため、システムの導入や、運用側の活用ノウハウと同じくらい、利用する患者さんが使いこなすことが出来るかどうか
ということが重要になってきます。
せっかくコストをかけてシステムを導入しても、利用されなくて結局は診察券と電話受付になってしまっては意味がありません。

そこで重要になるのが、患者さんへのシステム活用の手引きです。
特に、利用率の高くて絶対数の多いお年寄りに、いかに利用してもらうことが出来るかが非常に重要です。
そこで実際に活用してもらえるかどうかは、次のポイントで大きく変わってきます。

まずは操作そのものが複雑すぎないこと。
予約するための画面へのアクセス方法や、予約の仕方が複雑で分かりにくいと、結局電話したほうが早いとか、とりあえず行ってみようということになってしまいます。
これはシステムの設計による部分も大きいですが、使い方の説明をするときに要点を押さえて簡潔に伝える必要があります。
システムがめんどくさそうと思われないことが重要です。

続いては、従来の仕組みよりも便利だということが実感できること。
これは、以前は長時間並んで待っていたのが、システムを使うことで何時に行けばいいかがはっきり分かるようになったとか、
自分の順番がどれくらいなのかが分かりやすくなったとか、システムを導入して得られるはずのメリットを、実際に患者さんに伝わるように工夫することです。
実はメリットは享受していたとしても、本人がそれを自覚していなければ意味がありません。

ここが違うでしょ、というのを実感してもらうことによって、便利で使いやすいということを認識してもらうことが、活用へのステップとなるはずです。
こういった積み重ねによって、システムは運用され、活用されていくんだと思います。

診療予約システムなど、メディカル系のシステムを開発している企業はたくさんあります。
そして、それぞれの医療機関に合わせて、機能のカスタマイズを行い、その機能のつけ方によって導入コスト、ランニングコストが変わってきます。
ある意味、システムの導入をするということは業務内容を見直すことにもなって、良い機会と捉えることも出来ます。
しかし、一方コストをかけてどれだけのメリットが生まれるのか分かりにくい、いきなりまとまった導入費用を用意するのに抵抗がある、ということもあるでしょう。
でも可能な範囲で、業務のシステム化もやってみたい。

そんなときは、一度お試しとしてフリーソフトを導入してみてはいかがでしょうか。
医療関係のフリーソフトを配布しているサイトを見つけました。
http://www.medical7project.co.jp/download1.html

機能の制限があったりと、全てのニーズを満たすことは出来ないと思いますが、差し当たって基本的な機能は搭載されています。
あとは予約システムなのか、電子カルテなのか、必要なソフトを選べばよいでしょう。
これで一度試してイメージが出来てきたら、実際に製品版の有償ソフトの導入を検討する、という流れでも良いのではないでしょうか。

診療予約システムについて、様々な製品や特徴を紹介してきました。
しかし、いかんせん文字だけではなかなか具体的なイメージを伝えるのが難しい部分があります。
そこで、Youtubeの動画で実際に診療予約システムを利用しているデモ動画などがないかなと探してみたところ、こんなのを発見しました。

順番待ち予約システム『pittime（ピッタイム）』のご紹介。

この、ピッタイムというシステムは初めて見たんですが、携帯電話から診察の予約を入れて、予約受付メールが返信されたり、ディスプレイ上で診察の順番待ち番号が表示されたりといった一般的な診療予約システムの機能は共通しているように思いました。
各メーカーとも、Webサイト上で様々な製品説明を載せたりしていますが、やはり実際に稼動しているようすを動画で見るのが一番イメージが湧きますね。
また、タッチパネルの感度や操作性などは、文字を読んでも伝わらないものです。
ちょっとしたアイコンの配置や大きさなどでも、操作性って変わってくるものです。
そういったものを実際に見ることが出来る動画が、もっと他の機種でも増えてくれると良いのですが。

今回紹介したピッタイムは、そういう点では一歩進んでいると思います。
もちろん、各医院や病院ごとにシステムのカスタマイズが必要となる場合もあり、一概にひとつの説明動画で事足りるとは思いません。
しかし、サンプルとして提供してくれているだけで、見るほうもより高い質の情報を得られるというメリットはありますね。

診療予約システムを導入する医院、病院は増えてきています。
病院がWebサイトを持っているのは当たり前、そしてそのサイト上で
診察の予約ができる、というところもかなりあります。
それでは、システムを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか？

患者側のメリットとしては、やはり混雑回避でしょう。
従来の診察券を持参するシステムでは、行ってみないとどれくらい混んでいるか分かりません。
やっとの思いで病院にたどり着いたら混んでいて、2時間待たされるなんてことも仕方ありませんでした。
また、電話で問い合せてもはっきりとした混雑状況や待ち時間が読めないということもあります。
しかし事前にシステムで予約を入れる形であれば、
この時間帯が混んでいるなどといった状況や
行ったら待ち時間がどれくらいか、といった情報も分かります。
そのため、混雑を回避して診療の予約を入れることが出来ます。

また、夜に予約を入れようと思っても、これまでの電話などでは診療時間外はできませんでした。
それがサイトでの受付であれば診察時間外でも予約できます。
いつでも予約を入れられるという安心感が、システム導入によって患者側にもたらされる事になりました。

このように、便利で安心して利用出来るようになった反面、高齢者などインターネットやシステムを使いこなせない人に対する
フォローが必要であることも確かです。
ただ、近年は高齢者でもITのリテラシーが高くなってきています。
そのうち、老若男女がスマートフォンでパパっと診療予約する姿を見ることにもなるでしょうね。

■製品名　診療予約システム　ヨヤクル

■概要
患者がPCまたは携帯電話にて診療予約を入れることが出来る。また病院スタッフによって入力することもでき、診療予約の状況を一元化して管理することができる。
予約の入った患者に対しては、診療前のお知らせや予約時間のお知らせ、病院からのお知らせなどをメール配信することが可能。
また、予約の入り具合によって診察の順番を最適化する機能もあり。

■導入内容

基本的にパソコンにシステムを導入するかたち。
導入内容によって、シンプル、ベーシック、スタンダード、フルの４段階に分類される
【シンプル】
当日順番予約、日時指定予約をWebで行う機能と、病院からの通知をメール送信する機能のみ
【ベーシック】
シンプルの機能に加え、当日順番予約、日時指定予約を電話での音声入力に対応できる機能がプラスされる
【スタンダード】
ベーシック機能に加え、予約確認通知、診療前通知をメールや電話で行うことが出来る機能が付く
【フル】
スタンダードの機能に加え、統計データの集計機能や待合室へのディスプレイ表示機能、診察券発券機などの機能が付く、最高位バージョン

■料金プラン
【シンプル】
初期費用：160,000円　月額費用：9,000円
【ベーシック】
初期費用：290,000円　月額費用：15,000円
【スタンダード】
初期費用：510,000円　月額費用：18,000円
【フル】
初期費用：840,000円　月額費用：22,000円

■オプション価格（システム料金以外にかかる料金）

【当日順番予約・日時指定予約(CTI:電話自動音声対応) 】
初期費用：150,000円 月額6,000円
【予約確認通知・診療前通知（メール）】
初期費用：90,000円 　月額1,000円
【予約確認通知・診療前通知(CTI:電話自動音声対応) 】
初期費用：150,000円 　月額：3,000円
【時間外表示機能】
初期費用：50,000円
【統計データ機能】
初期費用：50,000円
【ディスプレイ機能】
初期費用：120,000円 　月額：1,000円 ※別途ハード代が必要
【リライタブル】
初期費用：150,000円 　月額：3,000円 ※別途ハード代が必要
【発券機】
初期費用：150,000円 　月額：3,000円 ※別途ハード代が必要
【電子カルテ連動機能 連動費】
初期費用：60,000円 　※連動費にはシステム代、ハード代、設定費が含まれます。
【データ移行費】
初期費用：30,000円
【設定費（2回目以降）】
初期費用：20,000円 　※別途交通費が必要
【スタッフ教育】
初期費用：30,000円
※初回のスタッフ教育は各バージョン費に含まれる。2回目以降のスタッフ教育には、別途交通費が必要。
【お知らせちらし】
印刷時 30円/1枚 　※ 初版データは各バージョン費に含む。

■販売会社

株式会社 Intention

診療予約システムの導入にあたっては、医院のワークフローなどを総合的に判断して検討する必要があります。
実際に診療予約にどのような手順を踏んでいるのか、その部分に対してシステムの導入によってどのような効率化を図ることができるのか。
また、システム導入にかかるコストに対して、効率化によって得られるコスト削減がどれくらい見込めるのかといった経営的な判断も必要になってきます。

診療予約システムは様々なメーカーが開発しており、その機能や使い勝手も異なります。
そんな中で情報を集めて自ら最適なシステムを選定することは難しく、また手間もかかります。
そこで、システム導入に当たってどんな機能が必要なのか、また診療予約システムがどんなものなのかを、実際にシステムを体験しながら知っていくことが出来るセミナーが開催される模様です。

東京・大阪の会場で予定されているようですが、主催はメディアプラザ東京という診療予約システムを開発している企業です。
実際にメーカーの担当者から説明を受けることで、導入のイメージを具体的にすることが出来るのではないでしょうか。

http://www.meducation.jp/seminar/regist?id=10897

■製品名　診療予約受付システム　＠link（アットリンク）

■概要

診療の予約受付をウェブ上で行うことが可能。予約内容は自動配信メールで患者さんに配信され、順番が近くなると連絡が入る。また、予約用のWebサイトでは診療予定時刻の表示もされる。待合室ではモニターに待ち順番の表示や診察の順番が回ってきた患者さんの呼び出し表示することが可能。
また、病院からの情報をメール配信したり、アンケートをとるシステムも組み込まれている。

産婦人科での導入実績が多く、「妊婦検診管理」や「週数管理」といった専門の機能も備えているのが特徴。

■導入内容

基本は予約受付のシステム導入、サーバーとソフトのセットとなる。
それにオプションとして、携帯サイトの構築やマーケティング機能の追加、手術・処置の管理システムなどを追加することが出来る。
オプションとしては産科・産婦人科の業務に特化した「入院管理」「出産管理」「月経管理」などが特徴的。

■料金プラン

プラン設定は特にされておらず、導入する医院の要望によって変動する。

■販売会社

株式会社オフショア

http://www.kobeoffshore.com/